60 % des tickets RH sont des demandes simples d'attestations qui pourraient être auto-générées — attestations d'emploi pour propriétaires, attestations de salaire pour banques, changements d'adresse. Sans portail, elles arrivent par email ou téléphone, sont resaisies dans le SIRH, et l'attestation est rédigée depuis un template Word — un cycle de 3 jours pour une demande de 5 minutes.

L'expérience employé est pauvre aussi : l'employé n'a pas de visibilité sur le statut, appelle RH pour des nouvelles, et reçoit une attestation papier par courrier ou email scanné — loin d'une expérience employé moderne.

La demande self-service est soumise depuis le portail avec champs exacts : employee_id (lookup, auto-rempli depuis la session), request_type (select : Employment-certificate/Salary-certificate/Address-change/Payslip-duplicate/Payslip-query/Bank-details-change), certificate_recipient (select : Landlord/Bank/Administration/Other, pour attestations), certificate_purpose (texte, pour attestations), new_address (texte, pour changements d'adresse), new_bank_iban (texte, validé IBAN, pour changements bancaires), query_text (textarea, pour questions paie), requested_delivery_format (select : PDF-eIDAS/PDF-standard/Paper).

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 2 branches (auto-génération, validation RH) après l'Étape 2, et 5 étapes de bout en bout. Chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_selfservice.

• Étape 1 (Start — employé) : l'employé se connecte au portail self-service et sélectionne request_type avec les champs pertinents.

• Étape 2 (Routage) : si request_type est Employment-certificate, Salary-certificate ou Payslip-duplicate, route vers la branche auto-génération (sans intervention RH). Si request_type est Address-change, Bank-details-change ou Payslip-query, route vers la branche validation RH.

• Étape 3A (branche auto-génération — sql-query + usePDF) : le module sql-query récupère les données employé (nom, salaire, dates d'emploi, poste) depuis la base SIRH ; usePDF génère le PDF d'attestation depuis le template standard avec champs de fusion. L'attestation est tamponnée et signée avec une signature eIDAS qualifiée. Livrée à l'employé via le portail en moins de 10 minutes.

• Étape 3B (branche validation RH — sql-query + email) : le module sql-query récupère le dossier employé courant pour revue RH ; le workflow envoie un email à RH avec la demande et les données courantes. RH approuve ou rejette ; à l'approbation, le workflow met à jour le SIRH et la paie via notification email.

• Étape 4 (Archivage) : l'attestation ou l'enregistrement de changement est archivé chiffré via useArchive pour la durée légale de conservation, rattaché au dossier employé.

• Étape 5 (Suivi statut — email) : l'employé voit le statut en temps réel et est notifié par email à la livraison ou à la décision RH — aucun appel téléphonique à RH.

Les organisations qui déploient le self-service RH Utilyx réduisent le volume de tickets RH de 60 % (la part qui était des demandes simples d'attestations), délivrent les attestations standard en moins de 10 minutes (vs 3 jours), et libèrent RH pour se concentrer sur l'expérience employé à forte valeur.

Le module sql-query récupère les données employé directement depuis le SIRH, usePDF auto-génère l'attestation avec signature eIDAS, et le designer visuel no-code permet à RH d'ajuster le catalogue de demandes et les règles de validation sans développeurs. Le portail et les attestations sont disponibles en 7 langues pour les workforces internationales.