Le traitement manuel des notes de frais coûte 15 € par note et affiche un taux d'erreur de 12 % — la finance resaisit montant, TVA et date à la main, les doublons passent, et les validations traquent les managers par email. Les goulots d'étranglement de fin de mois décalent la clôture, et 12 % des notes reviennent en correction, doublant le coût de traitement.

L'angle audit fiscal est réel aussi : justificatifs manquants ou illisibles, récupération de TVA incohérente et récapitulatifs non archivés créent une exposition lors d'un contrôle fiscal.

La note de frais est soumise via le portail mobile avec champs exacts : employee_id (lookup, auto-rempli), expense_category (select : Travel/Meal/Supplies/Mileage/Training/Other), receipt_photo (upload image), amount (nombre, auto-extrait par OCR), vat_amount (nombre, auto-extrait), currency (select : EUR/USD/GBP/CHF/Other), expense_date (date, auto-extrait), vendor_name (texte, auto-extrait), project_code (select), cost_center (select), comment (textarea).

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 3 branches (fast-track faible valeur, validation manager, violation politique) après l'Étape 3, et 7 étapes de bout en bout. Chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_expense.

• Étape 1 (Start — employé) : l'employé photographie le justificatif via le portail mobile et sélectionne expense_category ; receipt_photo est uploadé.

• Étape 2 (ai-agent — extraction OCR) : le module ai-agent extrait amount, vat_amount, expense_date, vendor_name et currency depuis l'image du justificatif ; l'employé valide les champs extraits en un clic.

• Étape 3 (Détection doublons + contrôle politique) : le workflow scanne les 12 derniers mois de notes de l'employé et signale les doublons potentiels (même amount, même vendor_name, même expense_date). L'ai-agent vérifie aussi expense_category contre la politique (ex. cap Meal 35 €, taux Mileage 0,42 €/km). Sous-branche A (fast-track faible valeur) : si amount est sous le seuil de validation manager (ex. 75 €) et sans violation, route direct vers la finance. Sous-branche B (validation manager) : si amount est au-dessus du seuil, route vers le manager de ligne. Sous-branche C (violation politique) : si une violation est détectée, route vers le manager avec demande de justification.

• Étape 4 (Validation manager) : le manager approuve, rejette ou demande justification depuis le portail ; l'ai-agent affiche les détails de la violation de politique.

• Étape 5 (Intégration paie) : les notes approuvées sont poussées vers la paie pour remboursement sur le prochain bulletin ; le workflow met à jour le solde de notes de l'employé en temps réel.

• Étape 6 (usePDF — récapitulatif) : le workflow génère un récapitulatif PDF signé via usePDF avec lignes, justificatifs et validations.

• Étape 7 (useArchive — archive fiscale 10 ans) : le récapitulatif PDF et tous les justificatifs sont archivés chiffrés via useArchive pour la durée de conservation fiscale de 10 ans, indexés par employee_id, expense_date, cost_center.

Les équipes qui déploient la gestion des notes de frais Utilyx réduisent le coût de traitement de 15 € à moins de 2 € par note, baissent le taux d'erreur de 12 % à moins de 2 %, et clôturent la réconciliation de fin de mois 5 jours plus tôt.

L'extraction OCR gère 7 langues et les justificatifs multi-devises par défaut, et le designer visuel no-code permet à tout analyste finance d'ajuster les seuils de validation, les règles de politique et les fenêtres de détection de doublons sans coder.