›Pourquoi les notes de frais sans workflow épuisent la finance
Les notes de frais sont la tâche la plus répétitive de l'équipe finance. Sans workflow structuré, les employés scotchent les justificatifs dans des tableurs, la finance resaisit montant, TVA et date à la main, les doublons passent, et les validations traquent les managers par email. Coût : 8-12 minutes par note, 3-5% de remboursements en double ou erronés, et des goulots d'étranglement en fin de mois qui décalent la clôture.
L'angle audit fiscal est réel aussi : justificatifs manquants ou illisibles, récupération de TVA incohérente et récapitulatifs non archivés créent une exposition lors d'un contrôle fiscal.
›Le workflow de notes de frais automatisé
- Upload : l'employé photographie le justificatif via le portail mobile et sélectionne la catégorie (déplacement, repas, fournitures, kilométrique).
- Extraction OCR IA : le copilote IA extrait montant, TVA, date, fournisseur et devise depuis l'image du justificatif ; l'employé valide les champs extraits en un clic.
- Détection doublons : le workflow scanne les 12 derniers mois de notes de l'employé et signale les doublons potentiels (même montant, même fournisseur, même date) avant soumission.
- Routage par seuil : les notes sous le seuil de validation manager (ex. 75€) vont directement à la finance ; les notes au-dessus du seuil routent vers le manager de ligne pour validation.
- Validation manager : le manager approuve, rejette ou demande justification depuis le portail ; le copilote IA signale les violations de politique (catégorie hors politique, montant excessif).
- Intégration paie : les notes approuvées sont poussées vers la paie pour remboursement sur le prochain bulletin ; le workflow met à jour le solde de notes de l'employé en temps réel.
- Récapitulatif PDF : le workflow génère un récapitulatif PDF signé via usePDF avec lignes, justificatifs et validations.
- Archive audit fiscal : le récapitulatif PDF et tous les justificatifs sont archivés chiffrés via useArchive pour la durée de conservation fiscale de 10 ans.
›Bénéfices concrets
Les équipes qui déploient la gestion des notes de frais Utilyx réduisent le temps de traitement de 10 minutes à 90 secondes par note, réduisent les remboursements en double de 95%, et clôturent la réconciliation de fin de mois 5 jours plus tôt.
L'extraction OCR gère 7 langues et les justificatifs multi-devises par défaut, et le designer visuel no-code permet à tout analyste finance d'ajuster les seuils de validation, les règles de politique et les fenêtres de détection de doublons sans coder.
›Le workflow en temps réel
Chaque nœud est exécutable, chaque branchement est testable. Visualisez le flux réel de vos données pendant que vous concevez.
Questions fréquentes
L'OCR IA peut-il extraire montant, TVA et date de n'importe quel justificatif ?
Oui. Le copilote IA extrait montant, TVA, date, fournisseur et devise depuis l'image du justificatif en 7 langues et multi-devises ; l'employé valide les champs en un clic.
Le workflow détecte-t-il les notes de frais en double ?
Oui. Le workflow scanne les 12 derniers mois de notes de l'employé et signale les doublons potentiels (même montant, fournisseur et date) avant soumission, réduisant les remboursements en double de 95%.
Les récapitulatifs sont-ils archivés pour les audits fiscaux ?
Oui. Le récapitulatif PDF et tous les justificatifs sont archivés chiffrés via useArchive pour la durée de conservation fiscale de 10 ans, prêt pour tout contrôle fiscal.
Prêt à automatiser vos processus ?
Utilyx vous permet de concevoir, automatiser et orchestrer visuellement vos workflows — avec un copilote IA, OCR, génération PDF et archivage légal. Commencez en minutes, pas en semaines.