40% des nouveaux embauchés envisagent de partir dans les 90 premiers jours suite à une mauvaise expérience d'onboarding — le moment RHSD le plus critique est aussi le plus négligé. Sans workflow structuré, l'onboarding passe par des emails dispersés, des tableurs partagés et des post-its, et le jour 1 devient le jour 5 avant que le badge, le laptop, le compte email et le plan de formation soient prêts.

Le coût est mesurable : les managers perdent en moyenne 11 heures par nouvel embauché à chasser les accès, équipements et paperwork manquants, et les trous de conformité s'accumulent — welcome packs non signés, contrats non archivés et checklists IT manquantes créent un risque d'audit qui ressort des mois plus tard.

L'enregistrement d'onboarding est créé depuis un formulaire structuré avec champs exacts : employee_full_name (texte), employee_email (email), role_title (select : Developer/Account Manager/Operations/Field Technician/Other), manager_id (lookup), site_code (select : PAR/LYON/MRS/TLS/Remote), start_date (date), contract_type (select : CDI/CDD/Alternance/Stage), contract_pdf (upload fichier), equipment_needs (multiselect : Laptop/Phone/Second screen/Docking station/VPN token), security_clearance_level (select : Standard/Elevated/Restricted).

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 4 branches principales (RH, IT, Facilities, L&D) s'exécutant en parallèle après l'Étape 2, et 8 étapes de bout en bout plus une sous-branche d'escalade en cas d'échec de provisioning AD. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_onboarding.

• Étape 1 (Start — RH) : RH crée l'enregistrement d'onboarding depuis le contrat signé. Le copilote IA pré-remplit le profil employé (nom, rôle, manager, site, date d'entrée) en extrayant les champs de contract_pdf via OCR.

• Étape 2 (Agent IA) : le Copilote IA valide le profil contre le template de rôle, détecte les champs manquants, et sépare l'arbre en 4 branches parallèles — une par track d'onboarding.

• Étape 3 (Routage) : quatre branches conditionnelles se déploient selon site_code et role_title — Branche RH : archivage du contrat et checklist de conformité RH ; Branche IT : email + groupes AD + accès applicatifs + checklist équipement ; Branche Facilities : badge, poste, welcome pack ; Branche L&D : plan de formation jour 1 à jour 30.

• Étape 4A (chemin IT — call-connector) : le module call-connector déclenche la création du compte Active Directory, le provisioning de la mailbox email et l'assignation des groupes AD selon role_title ; la checklist IT (laptop, téléphone, VPN, MFA) est générée depuis equipment_needs et assignée au technicien IT. Sous-branche : si call-connector retourne une erreur de provisioning AD, email d'escalade au manager IT + retry toutes les 4h jusqu'à 3 tentatives.

• Étape 4B (chemin Facilities — usePDF) : usePDF génère le welcome pack PDF depuis un template Word avec champs de fusion (employee_full_name, site_code, plan du site, politiques entreprise). Statuts : badge_ready, desk_ready, welcome_pack_ready.

• Étape 4C (chemin L&D — email) : l'équipe L&D construit le plan de formation ; le workflow planifie les sessions sur le calendrier de l'employé via email au coordinateur L&D.

• Étape 5 (Signature documentaire — email) : l'employé signe électroniquement le welcome pack et les politiques internes via signature eIDAS qualifiée ; le workflow envoie la demande de signature par email et suit la complétion. Sous-branche : si signature non retournée sous 48h, email de relance + notification RH.

• Étape 6 (useArchive) : tous les documents signés (contrat, welcome pack, checklist IT) sont archivés chiffrés via useArchive avec champs d'index employee_id, contract_id, site_code, role_title, date_d_entrée pour la durée légale de conservation.

• Étape 7 (Clôture — email) : le workflow envoie une confirmation jour 1 par email à l'employé, au manager et à RH avec le récapitulatif ready-to-work. Une enquête NPS est envoyée par email après le jour 7.

Les organisations qui déploient l'onboarding Utilyx constatent un passage du day-1 readiness de 55% à 98%, un temps de provisioning IT qui passe de 3 jours à 4 heures, et une baisse du risque de turnover précoce de 30% — ce qui attaque directement les 40% qui envisageraient sinon de partir dans les 90 premiers jours.

Les signatures eIDAS obligatoires et l'archivage chiffré comblent tout trou de conformité, le workflow 7 langues sert une population multilingue et multi-site sans configuration dupliquée, et le designer visuel no-code permet à tout analyste RH d'ajuster les branches par site_code sans coder.