L'onboarding est le moment RHSD le plus critique : première impression du nouvel embauché, fenêtre de productivité du manager et semaine la plus chargée de l'IT. Sans workflow structuré, l'onboarding passe par des emails dispersés, des tableurs partagés et des post-its — et le jour 1 devient le jour 5 avant que le badge, le laptop, le compte email et le plan de formation soient prêts.

Le coût est mesurable : 20% des nouveaux embauchés décident de partir dans les 45 premiers jours suite à une mauvaise expérience d'onboarding, et les managers perdent en moyenne 11 heures par nouvel embauché à chasser les accès, équipements et paperwork manquants. Les trous de conformité s'accumulent aussi : welcome packs non signés, contrats non archivés et checklists IT manquantes créent un risque d'audit.

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 5 branches principales (RH, Manager, IT, Facilities, L&D) s'exécutant en parallèle après l'Étape 2, et 9 étapes de bout en bout plus une sous-branche d'escalade en cas d'échec de provisioning. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_onboarding.

• Étape 1 (Start — RH) : RH crée l'enregistrement d'onboarding à réception du contrat signé. Le copilote IA pré-remplit le profil employé (nom, rôle, manager, site, date d'entrée) en extrayant les champs du PDF de contrat via OCR.

• Étape 2 (Agent IA) : le Copilote IA valide le profil contre le template de rôle, détecte les champs manquants, et sépare l'arbre en 5 branches parallèles — une par track d'onboarding.

• Étape 3 (Routage) : cinq branches conditionnelles se déploient — Branche RH : archivage du contrat et checklist de conformité RH ; Branche Manager : validation rôle/site/équipe ; Branche IT : email + groupes AD + accès applicatifs + checklist équipement ; Branche Facilities : badge, poste, welcome pack ; Branche L&D : plan de formation jour 1 à jour 30.

• Étape 4A (chemin IT) : sql-query consulte le template de rôle dans le catalogue IAM, call-connector déclenche la création du compte email, l'assignation des groupes AD et les demandes d'accès applicatifs ; la checklist IT (laptop, téléphone, VPN, MFA) est générée et assignée au technicien IT. Sous-branche : si le provisioning échoue, email d'escalade au manager IT + retry toutes les 4h.

• Étape 4B (chemin Facilities) : usePDF génère le welcome pack PDF depuis un template Word avec champs de fusion (nom employé, politiques entreprise, plan du site). Statuts : badge_ready, desk_ready, welcome_pack_ready.

• Étape 4C (chemin L&D) : l'équipe L&D construit le plan de formation ; le workflow planifie les sessions sur le calendrier de l'employé via call-connector.

• Étape 5 (Signature documentaire) : l'employé signe électroniquement le welcome pack et les politiques internes via signature eIDAS qualifiée. Sous-branche : si signature non retournée sous 48h, email de relance + notification RH.

• Étape 6 (useArchive) : tous les documents signés (contrat, welcome pack, checklist IT) sont archivés chiffrés via useArchive avec champs d'index employee_id, contract_id, site, rôle, date_d_entrée pour la durée légale de conservation.

• Étape 7 (Clôture) : le workflow envoie une confirmation jour 1 à l'employé, au manager et à RH avec le récapitulatif ready-to-work. Une enquête NPS est envoyée après le jour 7.

Les organisations qui déploient l'onboarding Utilyx constatent un passage du day-1 readiness de 55% à 98%, un temps de provisioning IT qui passe de 3 jours à 4 heures, une réduction de 30% du turnover précoce, et zéro trou de conformité grâce aux signatures eIDAS obligatoires et à l'archivage chiffré.

Le workflow 7 langues sert une population multilingue et multi-site sans configuration dupliquée, le builder de workflow no-code permet à tout analyste RH d'ajuster les branches visuellement, et le designer visuel de routage gère les tâches spécifiques au site (badge, poste, politiques locales) par localisation — déploiement 60% plus rapide, TCO 70% plus bas, sans consultant.