Les meilleurs candidats acceptent une autre offre sous 10 jours — un screening lent perd les talents. Sans workflow structuré, les CV s'empilent dans les boîtes, le screening est manuel et inconsistent, la planification d'entretiens est un fil de 6 emails, et les lettres d'offre sont rédigées depuis un template Word que le hiring manager oublie d'envoyer. Résultat : 40 % des candidats sélectionnés abandonnent à cause d'un suivi lent, et le coût par embauche explose.

L'angle RGPD est critique aussi : les données candidats dispersées dans les boîtes et disques locaux violent la règle de conservation 30 jours pour les non-recrutés et exposent l'entreprise à des amendes.

La demande de recrutement est créée depuis un formulaire structuré avec champs exacts : job_title (texte), department (select), job_location (select : PAR/LYON/MRS/TLS/Remote), contract_type (select : CDI/CDD/Alternance/Freelance), headcount (nombre), salary_range_min (nombre), salary_range_max (nombre), required_skills (multiselect), nice_to_have_skills (multiselect), experience_years_min (nombre), posting_channels (multiselect : Career-site/LinkedIn/WelcomeC/Indeed), application_deadline (date), hiring_manager_id (lookup).

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 3 branches (rejet-auto, screening-top, screening-pending) après l'Étape 3, et 8 étapes de bout en bout. Chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_recruitment.

• Étape 1 (Start — hiring manager) : le hiring manager crée la demande avec job_title, required_skills et experience_years_min ; le copilote IA rédige la description de poste depuis le template de rôle et la publie sur posting_channels.

• Étape 2 (Réception candidatures) : les candidats postulent via le portail ; le workflow stocke chaque candidature avec CV, lettre de motivation et champs structurés.

• Étape 3 (ai-agent — screening CV) : le module ai-agent score chaque CV contre required_skills, nice_to_have_skills et experience_years_min, et classe les candidats. Sous-branche A (rejet-auto) : si le score est sous le seuil (ex. 40 %), envoi d'un email de rejet poli et signalement pour purge RGPD 30 jours. Sous-branche B (screening-top) : si le score est au-dessus du seuil shortlist (ex. 75 %), planification auto des entretiens. Sous-branche C (screening-pending) : si le score est dans la bande médiane, route vers le hiring manager pour revue manuelle.

• Étape 4 (Planification entretiens) : les meilleurs candidats sont planifiés automatiquement selon les calendriers du panel ; le workflow envoie invitations et rappels en 7 langues.

• Étape 5 (Entretien & scoring) : chaque interviewer score le candidat sur une grille structurée ; l'ai-agent agrège les scores et signale les divergences au panel.

• Étape 6 (usePDF — offre) : pour le candidat retenu, le workflow rédige la lettre d'offre via usePDF avec salaire (dans salary_range_min/max), date de début et conditions ; le hiring manager et RH valident.

• Étape 7 (Signature contrat) : le contrat est envoyé en signature électronique eIDAS qualifiée au candidat et au représentant légal ; le workflow suit le statut et envoie des rappels. Une fois signé, le workflow déclenche le workflow d'onboarding.

• Étape 8 (useArchive — RGPD 30 jours) : les données des candidats recrutés sont archivées dans le dossier employé via useArchive ; les données des non-recrutés sont purgées après 30 jours pour conformité RGPD.

Les équipes qui déploient le recrutement Utilyx réduisent le time-to-hire de 45 jours à 18 jours, baissent le coût par embauche de 35 %, et éliminent les amendes RGPD grâce à la purge automatique à 30 jours des candidats non recrutés via useArchive.

L'ai-agent score les CV et agrège les retours d'entretiens — le panel se concentre sur les décisions, pas l'admin. Le designer no-code permet à RH d'ajuster les grilles, les poids de scoring et les chaînes de validation sans coder.