Les demandes manuelles d'équipement prennent 5+ jours de bout en bout — email au manager, chasse d'approbation, vérif de stock, provisioning, remise — et les laptops disparaissent encore. Un portail self-service avec auto-provisioning ramène cela à 1 jour en routant chaque étape via un seul workflow exécutable.

Sans workflow structuré, la remise d'équipement n'a pas de signature, les retours ne sont pas suivis, et le offboarding devient une course pour récupérer les actifs — la finance ne peut pas tracer qui a quoi.

Utilyx modélise le self-service matériel en un arbre de décision exécutable avec portail, chaîne d'approbation, provisioning conscient du stock, remise signée et suivi des retours — avec récépissé PDF pour chaque transaction.

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 5 branches principales (Demande, Approbation, Provisioning, Remise, Retour) s'exécutant par demande, avec des sous-branches d'approbation parallèles et 8 étapes de bout en bout. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé (Employé, Copilote IA, Manager de proximité, IT Provisioning, RH) et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_request.

• Étape 1 (Start — Employé) : l'employé parcourt un catalogue (laptop, téléphone, écran, périphérique) et soumet une demande via champs asset_type, quantity, business_justification, requested_delivery_date, recipient_user — validés par le workflow.

• Étape 2 (Vérif de stock — sql-query) : le workflow exécute sql-query sur la table asset_stock pour vérifier la disponibilité. Sous-branche A (en stock) : passage à l'approbation ; Sous-branche B (rupture) : auto-création d'une demande d'achat et notification du délai à l'employé.

• Étape 3 (Approbation manager — email) : la demande est routée au manager de proximité via email pour approbation. Le Copilote IA signale les violations de politique (demandes en double, budget dépassé, item restreint) et sépare — Branche A (aucune violation, dans la politique) : approbation simple ; Branche B (violation détectée) : double approbation manager + manager IT avec breach_reason attaché.

• Étape 4 (Provisioning — IT Provisioning) : le provisioning IT prépare l'actif — image corporate installée, tag d'actif, accessoires — et met le statut à 'ready_for_handover' via sql-query sur la table asset_status. Sous-branche : si asset_type est phone, déclencher l'enrollment MDM en parallèle.

• Étape 5 (Signature de remise) : à la remise, l'employé signe numériquement (eIDAS qualifiée) accusant réception ; le workflow enregistre signature, handover_date, asset_serial — le statut devient 'assigned'.

• Étape 6 (Workflow de retour — déclencheur RH) : au offboarding ou à l'échange, le retour est planifié, l'actif inspecté, effacé et remis en stock — le statut repasse à 'available' via sql-query.

• Étape 7 (usePDF récépissé de remise) : usePDF génère un récépissé avec employé, actif, serial, date et signature — pour RH, finance et audit, en 7 langues.

• Étape 8 (useArchive) : useArchive conserve chaque demande, approbation, remise et retour dans une traçabilité infalsifiable avec champs d'index request_id, recipient_user, asset_serial, handover_date.

Les équipes qui déploient Utilyx réduisent le temps demande-livraison de 5+ jours à 1 jour (auto-provisioning et approbation parallèle), récupèrent 95% des actifs au offboarding (vs 70% en suivi manuel) et donnent à la finance une vue who-has-what complète en temps réel.

Le designer no-code et le copilote IA permettent à un manager IT de construire le workflow du portail self-service en une session — sans développeur, à un TCO 70% inférieur aux portails ITSM legacy. Le routage conscient du stock élimine l'impasse 'approuvé mais indisponible'.