›Pourquoi la gestion des contrats IT a besoin d'un workflow structuré
Les contrats IT — logiciels, SaaS, maintenance hardware, télécom — s'auto-renouvellent ou expirent silencieusement. Les équipes ETI perdent de l'argent sur des contrats auto-renouvelés qu'elles n'utilisent plus, et se font surprendre par des garanties expirant sur du matériel critique.
Sans workflow structuré, les données contractuelles vivent dans des PDF enfouis dans les boîtes de réception, et les dates de renouvellement sont suivies (ou non) dans le calendrier de quelqu'un.
Utilyx modélise la gestion des contrats IT en un workflow exécutable avec enregistrement, alertes automatiques, workflow renouvellement/résiliation et résumés PDF prêts pour audit.
›Le workflow de gestion des contrats automatisé
- Enregistrement de contrat : les achats enregistrent le contrat avec fournisseur, périmètre, valeur financière, date de début, date de fin et termes d'auto-renouvellement — champs définis visuellement.
- Planification des alertes : le workflow planifie des alertes automatiques à 90, 60 et 30 jours avant la date de fin au propriétaire du contrat et au manager IT.
- Workflow de renouvellement : à l'alerte 90 jours, le copilote IA propose renouveler/renégocier/résilier selon les données d'usage et le pricing benchmark ; le propriétaire approuve la voie.
- Suivi de négociation : les termes de renouvellement, devis et approbations sont capturés dans le workflow avec traçabilité complète.
- Résiliation : pour les contrats marqués résilier, le workflow planifie le préavis, la récupération des actifs et la réconciliation finale.
- Résumé PDF de contrat : usePDF génère un résumé — fournisseur, valeur, terme, décision de renouvellement — pour la finance et l'audit, en 7 langues.
- Archivage : useArchive conserve contrats, avenants et décisions de renouvellement dans une archive infalsifiable.
›Bénéfices concrets
Les équipes utilisant Utilyx éliminent les surprises d'auto-renouvellement (100% des contrats suivis), réduisent la dépense contractuelle de 15-20% (résiliation des contrats inutilisés et renégociation au bon moment) et répondent à toute question finance en secondes.
Le designer no-code et le copilote IA permettent à un manager achats de construire le workflow contrat en une session — sans consultant, à un TCO 70% inférieur aux suites CLM legacy.
›Le workflow en temps réel
Chaque nœud est exécutable, chaque branchement est testable. Visualisez le flux réel de vos données pendant que vous concevez.
Questions fréquentes
Le workflow envoie-t-il des alertes de renouvellement automatiques ?
Oui. Des alertes sont envoyées à 90, 60 et 30 jours avant la date de fin au propriétaire du contrat et au manager IT, avec une recommandation de renouvellement du copilote IA.
L'IA peut-elle recommander renouveler vs résilier ?
Oui. À l'alerte 90 jours, le copilote propose renouveler, renégocier ou résilier selon les données d'usage et le pricing benchmark — le propriétaire approuve la voie.
Puis-je générer un résumé de contrat pour la finance ?
Oui. usePDF génère un résumé couvrant fournisseur, valeur, terme et décision de renouvellement dans n'importe laquelle des 7 langues, archivé via useArchive.
Prêt à automatiser vos processus ?
Utilyx vous permet de concevoir, automatiser et orchestrer visuellement vos workflows — avec un copilote IA, OCR, génération PDF et archivage légal. Commencez en minutes, pas en semaines.