Les contrats fournisseurs auto-renouvelés coûtent 20% plus cher que les contrats renégociés — car les équipes ETI ratent la fenêtre de renouvellement et se retrouvent sur les termes par défaut à prix plus élevé. Les alertes 90 jours préviennent cela en déclenchant la renégociation tant que le levier existe.

Sans workflow structuré, les données contractuelles vivent dans des PDF enfouis dans les boîtes de réception, les dates de renouvellement sont suivies (ou non) dans le calendrier de quelqu'un, et les garanties sur le matériel critique expirent silencieusement.

Utilyx modélise la gestion des contrats IT en un arbre de décision exécutable avec enregistrement, alertes automatiques 90/60/30 jours, routage renouvellement/résiliation et résumés PDF prêts pour audit.

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 4 branches principales (Enregistrement, Routage des alertes, Renouvellement/Résiliation, Reporting) s'exécutant sur cadence planifiée, avec des sous-branches de décision parallèles et 7 étapes de bout en bout. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé (Achats, Copilote IA, Contract Owner, Manager IT) et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_contract.

• Étape 1 (Start — Achats) : le contrat est enregistré via sql-query dans la table contract_register avec champs contract_id, vendor, contract_type (software / saas / hardware_maintenance / telecom), scope, financial_value, start_date, end_date, auto_renewal (booléen), notice_period_days, contract_owner — validés par le workflow.

• Étape 2 (Planification des alertes — Copilote IA) : le workflow planifie des alertes automatiques à 90, 60 et 30 jours avant end_date. Sous-branche : si auto_renewal est true, l'alerte 90 jours est escaladée en priorité haute (risque de piège auto-renouvellement).

• Étape 3 (Alerte 90 jours — email) : le Copilote envoie une alerte email au contract owner et au manager IT avec les données d'usage et le pricing benchmark, et propose une voie de renouvellement — l'arbre se sépare — Branche A (renew) : route vers le suivi de négociation ; Branche B (renegotiate) : route vers les achats avec pricing benchmark ; Branche C (terminate) : route vers le workflow de résiliation.

• Étape 4 (Renouvellement — Contract Owner) : les termes de renouvellement, devis et approbations sont capturés avec champs new_value, new_end_date, amendment_ref — traçabilité complète via sql-query sur la table contract_amendment.

• Étape 5 (Résiliation) : pour les contrats marqués terminate, le workflow planifie le préavis (respectant notice_period_days), la récupération des actifs et la réconciliation finale.

• Étape 6 (usePDF résumé de contrat) : usePDF génère un résumé — fournisseur, valeur, terme, décision de renouvellement, historique d'avenants — pour la finance et l'audit, en 7 langues.

• Étape 7 (useArchive) : useArchive conserve contrats, avenants et décisions de renouvellement dans une archive infalsifiable avec champs d'index contract_id, vendor, contract_type, end_date, renewal_decision.

Les équipes utilisant Utilyx éliminent les surprises d'auto-renouvellement (100% des contrats suivis via alertes 90/60/30 jours), réduisent la dépense contractuelle de 20% (la prime d'auto-renouvellement évitée par renégociation à temps, plus la résiliation des contrats inutilisés) et répondent à toute question finance en secondes.

Le designer no-code et le copilote IA permettent à un manager achats de construire le workflow contrat en une session — sans consultant, à un TCO 70% inférieur aux suites CLM legacy. L'alerte 90 jours donne 3 mois de marge de négociation, pas 3 jours de panique.