30% des actifs hardware dans les organisations ETI sont des 'actifs fantômes' — présents au bilan mais physiquement disparus ou non détectables. L'inverse est tout aussi grave : laptops et serveurs en usage mais jamais enregistrés. La réconciliation physique couplée à l'auto-discovery est le seul correctif.

Sans workflow structuré, les données hardware vivent dans les fichiers d'achat, le service desk et la finance — aucune source ne se réconcilie. La dérive d'inventaire atteint 15-30% en quelques mois après un audit manuel, gonflant assurance et taxes de 10-20%.

Utilyx modélise l'inventaire hardware en un arbre de décision exécutable avec auto-discovery, enregistrement structuré, réconciliation des actifs fantômes et dashboard de statut temps réel — construisable par un manager IT sans coder.

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 4 branches principales (Discovery, Enregistrement, Réconciliation, Reporting) s'exécutant à chaque cycle de scan, avec des sous-branches d'enrichissement parallèles et 7 étapes de bout en bout. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé (Discovery Agent, Copilote IA, Manager IT, Logistique) et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_asset.

• Étape 1 (Start — Discovery Agent) : le scan auto-discovery via sql-query s'exécute sur le réseau et les endpoints enrôlés, retournant les signaux bruts (hostname, ip_address, mac_address, os, serial_number, make, model). Le Copilote IA normalise et déduplique le flux brut.

• Étape 2 (Classification Copilote IA) : le Copilote assigne catégorie (laptop / server / mobile / périphérique) et criticité (low / medium / high) depuis les signaux d'usage, puis sépare l'arbre — Branche A (nouveau device, aucun match de serial dans le catalogue) : route vers Enregistrement ; Branche B (device connu, serial_number matche) : route vers Réconciliation.

• Étape 3A (Enregistrement — Manager IT) : les nouveaux actifs sont enregistrés avec champs serial_number, make, model, purchase_date, purchase_cost, category, criticality, assigned_site, owner, status='available' — validés par le workflow. Sous-branche : si purchase_cost manquant, mise en attente + requête achats.

• Étape 3B (Réconciliation — Copilote IA) : les devices connus sont comparés à l'enregistrement catalogue. Sous-branche B1 (match) : update du timestamp last_seen et du statut ; Sous-branche B2 (enregistrement catalogue mais non découvert = actif fantôme) : création d'une tâche d'enrichissement ; Sous-branche B3 (découvert mais sans enregistrement catalogue = device rogue) : tâche d'enregistrement + alerte sécurité.

• Étape 4 (Suivi du statut) : chaque actif traverse les statuts — assigned, available, in_repair, retired — avec transitions déclenchées par les événements du service desk et validées via sql-query sur la table asset_status.

• Étape 5 (usePDF rapport d'actifs) : usePDF génère un rapport d'inventaire hardware formaté (comptes par catégorie, statut, site, propriétaire) pour audits, assurance et finance — disponible en 7 langues.

• Étape 6 (useArchive) : useArchive stocke chaque snapshot d'inventaire dans une archive infalsifiable avec champs d'index asset_id, serial_number, category, site, status, scan_date pour la durée légale de rétention.

• Étape 7 (Dashboard) : un dashboard temps réel affiche les comptes par catégorie, statut, localisation et propriétaire — rafraîchi en direct depuis la table catalogue.

Les équipes qui déploient Utilyx atteignent 98% de fiabilité d'inventaire dès le premier mois, réduisent les actifs fantômes de 30% à moins de 3% (soit -90%), éliminent l'audit physique annuel (~120 heures/an économisées) et réduisent le surpaiement assurance/taxes de 15% grâce à la réconciliation temps réel.

Le designer no-code et le copilote IA permettent à un manager IT de construire le workflow complet discovery-to-dashboard en une seule session — sans consultant, sans scripting, à un TCO 70% inférieur aux suites ITAM legacy. La réconciliation s'exécute à chaque cycle de scan, donc la dérive est corrigée en continu, pas annuellement.