Les contrats papier créent un cauchemar de conservation légale de 50 ans — les documents RH (contrats de travail, avenants, addenda, DPAE) portent une obligation de conservation de 50 ans en droit du travail français, et les classeurs papier pourrissent en cave, se perdent en déménagement, et sont introuvables dans le délai légal de 30 jours lors d'une inspection du travail. 25 % des contrats stockés papier sont introuvables à temps, et les avenants non signés créent des litiges qui peuvent coûter 6 mois de salaire en dommages.

L'angle rédaction est aussi douloureux : chaque avenant est resaisi depuis un template Word, le manager valide par email, et la signature employé est chassée sur papier — un cycle de 2 semaines par document.

Le document RH est créé depuis un formulaire structuré avec champs exacts : document_type (select : Employment-contract/Amendment/Addendum/DPAE/End-of-contract), employee_id (lookup, auto-remplit les données employé), contract_reference (texte, auto-généré), effective_date (date), clauses (tableau de {clause_code, clause_text}), salary_amount (nombre, pour avenants salaires), job_title (texte), work_location (select), weekly_hours (nombre), signature_order (select : Employee-first/Employer-first/Parallel), retention_years (nombre, défaut 50).

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 2 branches (contrat-simple, avenant-complexe) après l'Étape 2, et 7 étapes de bout en bout. Chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_hrdoc.

• Étape 1 (Start — RH ou manager) : RH ou le manager crée le document depuis un template avec document_type et employee_id ; le copilote IA pré-remplit les données employé, clauses et conditions depuis le SIRH.

• Étape 2 (Routage) : si document_type est Employment-contract ou DPAE, route vers la branche contrat-simple (validation manager puis signature). Si document_type est Amendment ou Addendum avec clauses ou changements de salary_amount, route vers la branche avenant-complexe (revue légale RH + validation manager + signature).

• Étape 3 (Validation manager) : le workflow route le brouillon au manager et RH pour validation ; le copilote IA signale les clauses manquantes ou incohérences de politique.

• Étape 4 (email — demande signature eIDAS) : le document validé est envoyé à l'employé pour signature électronique eIDAS qualifiée par email ; le workflow suit le statut et envoie des emails de relance. Sous-branche : si signature non retournée sous 5 jours ouvrés, escalade par email à RH.

• Étape 5 (Contre-signature) : le représentant légal contre-signe ; le workflow enregistre la chaîne complète de signature avec horodatage.

• Étape 6 (usePDF — contrat) : le document signé est finalisé en PDF immuable via usePDF avec la preuve de signature intégrée.

• Étape 7 (useArchive — chiffré 50 ans) : le PDF est archivé chiffré via useArchive pour retention_years (défaut 50), rattaché au dossier employé et consultable par employee_id, document_type, effective_date.

Les organisations qui déploient la gestion documentaire RH Utilyx atteignent 100% de récupération dans le délai légal de 30 jours, réduisent le cycle documentaire de 2 semaines à 2 jours, et éliminent les litiges d'avenants non signés grâce à la chaîne de signature eIDAS.

L'archivage chiffré 50 ans via useArchive couvre toute l'obligation de conservation du droit du travail français sans classement manuel, et le designer visuel no-code permet à RH d'ajuster templates, chaînes de validation et règles de rétention sans développeurs.