Un actif IT vit 3-7 ans et traverse cinq départements — achats, logistique, service desk, finance, et sécurité pour la mise au rebut. Sans workflow structuré, chaque passage de témoin est un angle mort : actifs reçus jamais déployés, laptops en réparation pendant des mois, serveurs retirés toujours au bilan.

Le coût est réel : les actifs fantômes gonflent assurance et taxes de 10-20%, les enregistrements de retraite manquants violent les règles d'élimination GDPR/WEEE, et les réclamations garantie échouent sans preuve d'achat.

Utilyx modélise le lifecycle complet en un workflow exécutable — de la demande d'achat à la mise au rebut certifiée — avec passeport PDF et archive infalsifiable.

Le workflow est structuré en arbre de décision avec 5 branches principales (Achats, Réception, Déploiement, Maintenance, Retraite) s'exécutant séquentiellement, avec des sous-branches d'approbation parallèles et 8 étapes de bout en bout. Chaque étape est exécutée par un acteur nommé (Demandeur, Agent IA, Manager IT, Logistique, Service Desk, Finance, Sécurité) et chaque action est ajoutée à la sous-table d'audit timeline_asset.

• Étape 1 (Start — Demandeur) : le demandeur soumet une demande d'achat (type d'actif, quantité, justification, code budget). Le copilote IA valide le code budget via sql-query contre le ledger finance et pré-remplit le centre de coût.

• Étape 2 (Agent IA) : le Copilote IA score la demande (standard/exception) selon le type d'actif et le seuil budget, puis sépare l'arbre — Branche A (standard, sous seuil) : auto-approbation par le manager IT ; Branche B (exception, au-dessus du seuil) : double approbation manager IT + directeur finance.

• Étape 3A (chemin Achats) : le bon de commande est généré via usePDF depuis un template Word avec champs de fusion (fournisseur, liste d'actifs, prix, date de livraison). call-connector envoie le BC au fournisseur et suit la confirmation de livraison.

• Étape 4 (Validation réception — Logistique) : à la livraison, la logistique enregistre les numéros de série et les rapproche du BC via sql-query ; l'actif entre au catalogue avec statut 'disponible'. Sous-branche : si mismatch de série, mise en attente + notification fournisseur.

• Étape 5 (Affectation de déploiement — Service Desk) : le service desk affecte l'actif à un utilisateur avec date de remise, localisation et accessoires — le statut devient 'assigné'. La remise est signée électroniquement via signature eIDAS qualifiée.

• Étape 6 (Suivi de maintenance) : les incidents et la maintenance préventive sont logés contre l'actif ; le statut de garantie est surveillé via sql-query sur la table des garanties et des alertes de renouvellement déclenchées 60 jours avant expiration. Sous-branche : si nombre d'incidents > 3 en 90 jours, signalement pour remplacement.

• Étape 7 (Mise au rebut — Sécurité + Finance) : en fin de vie, le workflow impose la certification d'effacement des données (Sécurité), l'élimination conforme WEEE ou la revente (Logistique), et la dé-référencement finance (Finance) — le statut devient 'retiré'. Sous-branche : si l'effacement échoue, escalade au CISO + actif conservé.

• Étape 8 (usePDF + useArchive) : usePDF génère un passeport d'actif complet — achat, affectations, historique de maintenance, certificat de mise au rebut — en 7 langues pour audit et conformité. useArchive conserve chaque événement du lifecycle dans un enregistrement infalsifiable avec champs d'index asset_id, serial, catégorie, site, statut, date_retraite pour la durée légale de rétention.

Les équipes utilisant Utilyx réduisent les actifs fantômes de 90%, garantissent une mise au rebut conforme GDPR/WEEE avec effacement certifié, répondent à toute question d'auditeur en minutes avec le passeport PDF d'actif, et réduisent le surpaiement assurance/taxes de 15% grâce à la réconciliation d'actifs en temps réel.

Le passeport d'actif 7 langues sert une organisation multilingue et multi-site, le designer visuel de routage permet à un manager IT de construire et d'ajuster les branches du lifecycle sans code, et le builder de workflow no-code transforme une description en langage naturel en processus ITAM exécutable — déploiement 60% plus rapide, TCO 70% plus bas, sans consultant.